​

Gedragsregels voor de MfN-registermediator

 

Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de MfN-registermediator (de mediator). Zij dienen ook als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de mediator.

​​

1 – Beroepsethiek en integriteit

​

De mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk mediator mag worden verwacht.

​

Toelichting

Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en hanteert, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt ten minste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator.

 

2 – Transparantie

 

De mediator verschaft partijen duidelijkheid over het mediationproces.

 

Toelichting

Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.

 

3 – Partijautonomie

 

3.1 De mediator respecteert de autonomie van partijen.

​

3.2 De mediator toets de vrijwillige deelname en het commitment van de partijen

​

3.2 De mediator doet geen uitspraak over de kwestie.

 

Toelichting

De mediator respecteert de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij, met inachtneming van zijn onpartijdigheid, waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.

​​

De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onder­deel daarvan. Hij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn mening en/of advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen.

 

De mediator kan, als de partijen hiermee instemmen, mondeling of schriftelijk aanbevelingen of voorstellen doen aan de partijen voor een oplossing. Hij zorgt ervoor dat hij bij deze aanbevelingen of voorstellen zijn onpartijdige rol bewaakt.

De mediator wijst de partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te

raadplegen tijdens de mediation.

​

4 – Onafhankelijkheid

 

4.1 De mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn

onafhankelijkheid zou kunnen aantasten.

​

4.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden,

aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.

 

Toelichting

De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of een van zijn kantoorgenoten heeft of heeft gehad met de partijen of met een van hen, of in de uitkomst van de mediation. Hoewel provisieregelingen strikt genomen niet ongeoorloofd zijn, kunnen deze onder omstandigheden strijdig zijn met de onafhankelijkheid van de mediator. Een regeling waarbij de hoogte van het honorarium wordt bepaald door het resultaat van de mediation is in ieder geval in strijd met de onafhankelijkheid van de mediator.

​

De mediator dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en dient daarnaar te handelen. Hij verschaft de partijen duidelijkheid over zijn positie als zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan. Vervolgens vraagt hij de partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt ervoor dat hij zijn onafhankelijkheid tijdens de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.

​

5 – Onpartijdigheid

​

5.1 De mediator is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.

​​

5.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.

​

Toelichting

Kenmerkend voor de mediator is zijn onpartijdige rol. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van de partijen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (een van) de partijen of hun visies en handelt zonder vooringenomenheid ten opzichte van hen. Het vertrouwen bij de partijen dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces.

​​

De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door een oordeel over door de partijen ingebrachte standpunten of belangen of door vooringenomenheid. Vooringenomenheid kan bijvoorbeeld ontstaan door persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond van de partijen of van hemzelf.

​​

Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de mediation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt hij zich daaruit terug.

​

6 – Vertrouwelijkheid

​

6.1 De mediator ziet erop toe dat alle betrokkenen bij de mediation zich verplichten de vertrouwelijkheid van de mediation te respecteren.

​​

6.2 De mediator heeft een geheimhoudingsplicht als bedoeld in artikel 7 van het MfN-Mediationreglement.

​

6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na het einde van de mediation.

​

Toelichting

Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling of schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag tijdens of na afloop van de mediation niet buiten de mediation worden gebruikt, tenzij de partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator, bijvoorbeeld als er terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation of voor de bekendmaking van het resultaat van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was of kon zijn vóór de start van de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De mediator heeft een inspanningsverplichting om er ook op toe te zien dat alle betrokkenen bij het mediationproces hun geheimhoudingsverplichtingen nakomen en te interveniëren als hem signalen bereiken dat dit niet gebeurt. Na het einde van de mediation is het niet meer de verantwoordelijkheid van de mediator om erop toe te zien dat de partijen en de andere betrokkenen hun eigen verplichtingen (waaronder hun geheimhoudingsverplichtingen) volgens de mediationovereenkomst nakomen.

​

De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met de partijen en andere bij de mediation betrokkenen zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende (voor)gesprekken met de partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van het einde van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.

 

Op de geheimhoudingsplicht van de mediator worden enkele uitzonderingen gemaakt die te vinden zijn in artikel 7 van het MfN-Mediationreglement.

​

7 – Competentie

De mediator is vakbekwaam en neemt een mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kennis, vaardigheden en competenties beschikt om de mediation goed te laten verlopen.

​​

Toelichting

Het kan voorkomen dat de mediator om de mediation goed te laten verlopen moet beschikken over

specifieke kwaliteiten naast de voor hem als MfN-registermediator vereiste kwaliteiten. In dat geval neemt hij de mediation alleen aan als hij ook over die specifieke kwaliteiten beschikt of deze specifieke deskundigheid met toestemming van de partijen met behulp van deskundige derden door hem kan worden ingebracht.

 

Van de mediator kan kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en

interventietechnieken worden verwacht. Dit kan ook inhoudelijke deskundigheid zijn op het terrein waarop de kwestie zich afspeelt, in het bijzonder als de partijen de mediator juist met het oog daarop hebben ingeschakeld. De vaardigheden die van de mediator mogen worden verwacht zijn bijvoorbeeld

interventietechnieken gericht op het herstel en/of verbeteren van de communicatie tussen de partijen, het verhelderen van de kwestie, emoties en belangen, en de begeleiding van de onderhandelingen tussen de partijen. De mediator beschikt verder over vaardigheden zoals het opstellen en bespreken van een mediationovereenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument.

​

Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.

​

8 – Werkwijze

​

8.1 De mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.

​​

8.2 De mediator hanteert de aanpak die past bij de aard van de kwestie, de fase van het mediationproces en de behoeften van de partijen.

 

8.3 De mediator sluit voorafgaand aan de mediation met alle partijen een schriftelijke mediationovereenkomst die ten minste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.

 

8.4 De mediator betrekt geen derden bij de mediation, tenzij met toestemming van alle partijen.

 

8.5 Nadat de mediator het neutrale eindbericht heeft verzonden zoals bedoeld in artikel 8.2 MfN-Mediationreglement eindigen de werkzaamheden van de mediator.

​​

Toelichting

De essentie van de taak van de mediator is het begeleiden en bewaken van het mediationproces. De

mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd

beschikbaar. De mediator heeft de ruimte om zijn werkwijze en aanpak zodanig vorm te geven als nodig is om het proces goed en professioneel te laten verlopen.

De mediator geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het MfN-Mediationreglement. De mediator verifieert of de partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereenkomst zijn verbonden. De mediator bevordert een evenwichtige behandeling van de kwestie en zet zich ervoor in dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt. Ook zorgt de mediator dat iedere partij in voldoende mate de ruimte krijgt om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen.

 

De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereenkomst van de

geheimhoudingsplicht van de partijen en hemzelf. De geheimhoudingsplicht van de partijen is vooral bedoeld om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat daardoor vertrouwen kan worden opgebouwd. De partijen en de mediator bespreken samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. De partijen bepalen samen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaatsheeft.

 

Na het einde van de mediation is het niet meer aan de mediator om erop toe te zien dat de partijen en

andere betrokkenen hun eigen verplichtingen (waaronder hun geheimhoudingsverplichtingen) volgens de mediationovereenkomst nakomen.

​

9 – Honorarium en kosten

​

9.1 Voorafgaand aan de mediation maakt de mediator met de partijen een afspraak over zijn honorarium en de bijkomende kosten en legt deze afspraak vast in de mediationovereenkomst.

​

9.2 Tenzij de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat de partijen niet in aanmerking kunnen komen voor een mediationtoevoeging, is hij verplicht de partijen te wijzen op de mogelijkheid daartoe. Wanneer de partijen mogelijk in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging en niettemin verkiezen daarvan geen gebruik te maken, legt de mediator dat schriftelijk vast.

 

9.3 De mediator zal voor een mediation waarin hij is toegevoegd voor zijn werkzaamheden van de partijen geen vergoeding, in welke vorm dan ook, bedingen of in ontvangst nemen, afgezien van de door de Raad voor Rechtsbijstand opgelegde eigen bijdrage.

​

9.4 Het is de mediator toegestaan een vast bedrag voor de mediation af te spreken.

 

9.5 De mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.

 

Toelichting

Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over zijn honorarium (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. In de mediationovereenkomst kan ook worden volstaan met vermelding dat er afspraken over honorarium en kosten zijn gemaakt, zonder deze te benoemen. Dit als de afspraken hierover elders zijn vastgelegd. De mediator spreekt met de partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor de partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt. Met het oog op de vertrouwelijkheid moet de mediator zijn declaratie wel anonimiseren en de specificatie daarvan scheiden van de declaratie zelf. Op die manier kunnen de vertegenwoordigers van de partijen de declaratie zonder het risico van schending van hun geheimhoudingsverplichting voor betaling aan de administratie van hun organisatie doorsturen.

 

De partijen kunnen bij verschillende aandachtsgebieden (zie de link naar de Kenniswijzer van de RvR voor de gebieden waarbinnen een toevoeging kan worden verstrekt wanneer wordt voldaan aan de voorwaarden) in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging van de Raad voor Rechtsbijstand.

De mediator dient bij aanvang van de mediation te onderzoeken of de partijen (of een van hen) in aanmerking komt/komen voor een mediationtoevoeging. Deze verplichting kan achterwege blijven wanneer de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat de partijen (of een van hen) niet in aanmerking komen voor een toevoeging. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de aard van het geschil niet voldoet aan de inhoudelijke eisen van de Raad voor Rechtsbijstand of wanneer de draagkracht van de partijen hoger is dan de inkomenseisen van de Raad voor Rechtsbijstand (zie www.rvr.org). Mediators die niet zijn ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand verwijzen de partijen die in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging in beginsel door naar een mediator die wel is ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand.

 

Als een partij die recht heeft op vergoeding op basis van de Wet op de rechtsbijstand daarvan afziet, legt de mediator dit schriftelijk vast.

 

De mediator mag – buiten de eigen bijdrage – in geen geval kosten in rekening brengen bij de partij op toevoegingsbasis. Het in rekening brengen van kosten aan de partij op toevoegingsbasis is in strijd met de bepalingen in de Wet op de rechtsbijstand (artikel 33e lid 3 en 38 lid 1) en met artikel 2 sub b van de ‘Inschrijvingsvoorwaarden mediators’ van de Raad voor Rechtsbijstand. Dit laat onverlet dat de mediator voor zijn werkzaamheden op toevoegingsbasis een vergoeding van de Raad voor Rechtsbijstand ontvangt.

​